Consejos básicos para planificar un trabajo de impresión

La planificación de un trabajo de impresión debe comenzar mucho antes de entregar al impresor los archivos del mismo. Es fundamental adelantarse a los problemas que puedan surgir durante todo ese proceso y minimizarlos al máximo. Es menos traumático solucionar o evitar esos problemas en los momentos iniciales de todo el proceso de creación e impresión que tener que hacerlo cuando ya se ha perdido demasiado tiempo y, seguramente, dinero.

Es relativamente fácil, cuando uno está inmerso en la faena, pasar por alto algún aspecto básico. No hay peligro mayor en todo trabajo que dar las cosas por supuestas. No hay nada, en artes gráficas, que deba darse por sentado. Las variantes posibles son muchas y es mejor ir atándolo todo para que nada escape a ese control que permitirá que la impresión final dé como resultado el producto deseado. No hay que perder la visión de conjunto. Hay que tener siempre en mente la globalidad del proceso, pero si el proceso se divide en pequeñas partes y se atiende a las peculiaridades de cada una de esas partes y las variables que le son intrínsecas, será más sencillo detectar problemas y resolverlos antes de que pasen a mayores.

A continuación iremos elaborando un listado de verificación que nos ayudará a revisar los aspectos que hay que tener en cuenta para planificar un trabajo de impresión antes de que llegue el momento verdaderamente decisivo de enviar a nuestra imprenta de confianza nuestro trabajo.

Preparativos iniciales

El inicio de un nuevo proyecto siempre es un momento cargado de emoción. Y en artes gráficas (los que conocen el oficio lo saben) nunca sobra tiempo. Pero entrar al galope en la faena sólo puede causar, a la larga, problemas. Por eso hay que tomarse un momento de respiro. O dos. Hay que pensar, en ese instante, en el producto final. Hay que visualizarlo y, al hacerlo, tratar de aislar los aspectos más difíciles de la fabricación de la pieza impresa. ¿Habrá colores directos? ¿Se utilizarán barnices? ¿Tendrá que realizarse, al final del proceso, algún tipo de troquelado? ¿Y alguna grabación? ¿Será una pieza compuesta, a su vez, por otras piezas que deberán encajar perfectamente entre sí? Todas estas preguntas deberíamos hacérnoslas a la hora de empezar a planificar un trabajo de impresión.

Cuando el boceto se tiene claro mentalmente, hay que hablar con la imprenta. Esto es muy importante. Si se exponen a la empresa impresora las características fundamentales del producto a imprimir, es muy probable que ya dicha empresa nos comente las probabilidades de realizar ese trabajo sin problemas y, en todo caso, las dificultades que puede entrañar el mismo. En la impresión, como en cualquier tipo de proceso de fabricación, sorpresa no suele ser una palabra agradable ni positiva. Y los profesionales de cualquier tipo de trabajo lo son porque, en la medida de lo posible, saben reducir las posibilidades de que ese factor sorpresa se produzca.

Es muy probable que el primer contacto con la empresa impresora se realice a través de un comercial. El comercial ideal debe preguntar por las expectativas que el cliente tiene sobre ese trabajo y, al mismo tiempo, informar al mismo de los desafíos que plantea dicho trabajo y de los problemas que pueden presentarse en su desarrollo. Dar una idea realista de los resultados que pueden obtenerse en un trabajo determinado es competencia de un buen comercial. No hay que vender motos, como popularmente se dice. Hay que ser completamente sincero y realista. El enmascaramiento de la verdad sólo puede acarrear problemas.

El comercial de la empresa de artes gráficas debe estar capacitado para dar una estimación inicial de los costes del trabajo y para pactar un calendario de entrega. Para pactar dicho calendario, deberá saberse cuándo se van a entregar los archivos, cuándo se dispondrá de la primera prueba, cuándo se procederá a la impresión o cuando, al final, será entregado el trabajo final. Para planificar un trabajo de impresión correctamente hay que saber todo eso. Tras conceder toda esta información y si el cliente decide finalmente trabajar con esa empresa de impresión, será el momento en que el Servicio de Atención al Cliente se convierta en el canal principal de comunicación de dicho cliente con la empresa editora.

En muchas ocasiones, existe la tentación por parte de los diseñadores o de los clientes de las empresas de artes gráficas de “puentear” a los servicios de atención al cliente para tratar directamente con los operarios o profesionales que van a llevar a cabo la faena. Para muchas empresas de impresión eso es un problema, pues ese trato directo del cliente con el operario no siempre da los resultados deseados y en demasiadas ocasiones acarrea más problemas que soluciones. Por eso es verdaderamente importante que el Servicio de Atención al Cliente lo sepa todo sobre el trabajo a realizar y conozca en cada momento el estado del mismo. Con esa información en su poder, ese Servicio de Atención al Cliente podrá responder a cualquier pregunta que éste le plantee y, por supuesto, dejarlo satisfecho y tranquilo.

Factores a tener en cuenta

En las conversaciones iniciales con el Servicio de Atención al Cliente hay que dejar absolutamente claras, si se desea planificar la impresión correctamente, los aspectos especiales del trabajo. Algunos de los temas que podrían tratarse en esas primeras conversaciones en las que se empieza a planificar las tareas de impresión serían las siguientes:

• Empleo de un tipo de papel inusualmente grueso o ligero, con alguna textura especial, y cantidad del mismo.
• Uso de tintas especiales que pueden no estar disponibles en el catálogo Pantone o en algún otro semejante. Puede ser que se solicite una muestra de la misma para ver el efecto final de la misma al ser impresa sobre el papel.
• Uso de barnices u otros recubrimientos como puede ser el recubrimiento acuoso.
• Posibilidades de un acabado personalizado que pude incluir algún tipo de perforación, troquelado, repujado, estampado, plegado, etc. Un plegado especial puede suponer (seguramente lo hará) una prolongación de tiempo de trabajo, pues las máquinas deberán ser adaptadas para realizar el tipo de plegado requerido.
• Determinar de antemano si habrá algún tipo de contenido personalizado que requiera una impresión de datos variables (direcciones, nombres de destinatarios, etc.).

De esta conversación el cliente debe sacar no sólo un calendario detallado que incluya las fechas de momentos intermedios de la faena, sino también de toda la información de contacto que puede ser utilizada durante el desarrollo de la misma. Aquí, lógicamente, se incluirá el teléfono del comercial, el contacto del Servicio de Atención al Cliente y cualquier contacto que, o bien del servicio de preimpresión o bien de cualquier otro operario de la cadena de producción, tenga a bien proporcionar la empresa impresora.

Del mismo modo, el cliente debe que desee planificar un trabajo de impresión correctamente asegurarse de que el impresor dispone de la información suficiente para ponerse en contacto con él. Cuando se concede esta información, el cliente debe ser consciente de que las imprentas acostumbran a trabajar durante 24 horas al día y de que una fase determinada del proceso puede encallarse a cualquier hora de la madrugada. Eso quiere decir que el teléfono puede sonar por la noche. Esto, en principio, no debería incomodar al cliente. Después de todo, la llamada, aunque a horas intempestivas, sólo tiene una finalidad: llevar a buen puerto la impresión solicitada. Esa llamada, en el fondo, es una prueba del sentido de la responsabilidad de un buen impresor. La improvisación y el arrojo no son virtudes que deban adornar a un profesional de la impresión.